laufwerk.it schließt EDV-Gesamtlösung von IBG worklab ab


Der in Wien ansässige EDV-Dienstleister laufwerk.it schließt die Vernetzung von drei Standorten des Gesundheitsförderungsdienstleisters IBG worklab erfolgreich ab und implementiert das selbst entwickelte Back Office Organisation Template (BOOT).

BOOT ist ein, von laufwerk.it entwickeltes IT-Komplettpaket für Klein- und Mittelbetriebe, dass mittels Standardisierung von Hard- und Software hilft, als stabile Basis Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Das Produkt umfasst IT-Consulting, Hard- und Software, auf den Kunden abgestimmte Lizenzierung, bei Bedarf Schulungen, sowie eine Supporthotline.

Die Ausgangssituation bei IBG worklab stellte die Projektverantwortlichen vor große Herausforderungen, schließlich mussten drei Standorte, die bislang von drei verschiedenen EDV-Unternehmen versorgt worden waren und über unterschiedliche Hard- und Software verfügten, verbunden werden. Aufgrund der vorherrschenden Strukturen und der teilweisen Inkompatibilität der Software an den verschiedenen Standorten kam es vor der Umstellung immer wieder zu Systemabstürzen und partiellen Ausfällen. Dem Team von laufwerk.it war es daher ein Anliegen, durch Einführung eines stabilen Systems das fehlende Vertrauen der Mitarbeiter in die EDV wieder herzustellen.

Ein weiterer Aspekt, der von Anfang an in die Überlegungen mit einbezogen werden musste, war, dass aufgrund des bisher fehlenden EDV-Konzepts keine Kostentransparenz vorhanden war. Es galt, ein durchschaubares System zu implementieren, dass klar die Total Cost of Ownership (TCO) verdeutlicht. Dabei spielen sowohl optimale Lizenzierungen auf der Softwareseite, wie auch die Hardware eine wesentliche Rolle.

Nach Evaluierung der Ist-Situation war der nächste Schritt die gemeinsame Bedarfserhebung durch laufwerk.it der Geschäftsleitung. Die Verantwortlichen kamen zu der Überzeugung, dass eine modulare Einteilung der gesamten EDV in einzelne Prozesse die beste und wartungsfreundlichste Lösung darstellt. Milestones wurden definiert, um den Erfolg der Umstellung besser überprüfen und die Mitarbeiter über den Ablauf informieren zu können. Die Vorgabe, dass die gesamte Homogenisierung der EDV im laufenden Betrieb durchgeführt werden musste, stellte das Team vor eine weitere Herausforderung. Auch hierfür erarbeitete laufwerk.it ein Konzept mit dessen Hilfe die komplexe Aufgabe gelöst werden konnte.

Anhand des Ablaufplans wurde mit der Umstellung der Systeme begonnen. Die Standardisierung der Hardware durch Umstellung auf einen Hersteller erfolgte in mehreren Schritten. Um Kosten zu minimieren wurde der noch gebrauchsfähige Altbestand in die neue Umgebung integriert. Nach der Vereinheitlichung der Software durch definierte Standardinstallationen, wobei es auch hier galt, bestehende Software-Lizenzen so weit wie möglich zu integrieren, konnten die Netzwerkservices Internet, File-, Print-, Backup- und Antivirusservices implementiert werden. Auf Basis von Microsoft Exchange Servern wurde erstmals bei IBG eine Groupware installiert, die das standortübergreifende Arbeiten von Teams in den firmeneigenen Computernetzen ermöglicht.

Nach dieser Phase wurden die gewachsenen Datenbanken-Systeme mit ähnlichem Informationsgehalt, wie Patientendatenbanken, Buchhaltungssystem und Telefonlisten synchronisiert und vernetzt. Dieses einheitliche System veranlasst nun bei Änderungen der Stammdaten in einer Datenbank, die automatische Anpassung in allen anderen Dokumentationsbanken. Auch die Anbindung mehrerer Homeoffices mittels VPN und der damit verbundene sichere Zugriff auf Files und Groupware wurde von laufwerk.it durchgeführt.

Neue Programme wurden den IBG-Mitarbeitern in eigenen Schulungen von den erfahrenen laufwerk.it-Trainern vermittelt. Die als Keyuser eingesetzten Mitarbeiter des Unternehmens erhielten dabei Zugang zur Knowledge Base um künftige Supportanfragen auf ein Minimum reduzieren zu können. Für Anfragen, die über die darin angeführten Problemstellungen hinausgehen, wurde eine eigene Support-Hotline beim EDV-Dienstleister eingerichtet.

Für den IBG-Geschäftsführer, Mag. Dr. Gerhard Klicka, war die Neugestaltung der EDV-Landschaft im Vorfeld ein Monsterprojekt, zu dessen Durchführung man sich lange nicht durchringen konnte: „Dank des professionellen Projektmanagements von laufwerk.it, lief die Umsetzung des Konzepts reibungsloser ab, als wir uns das erwarten durften.“ Begeistert zeigt sich auch IBG-Finanzchef, Mag. Christian Kubicek: „Erst seit der erfolgreichen Implementierung ist mir klar, welches Einsparungspotential in einer perfekt funktionierenden EDV-Infrastruktur liegt.“

Der Geschäftsführer von laufwerk.it, Alexander Mantl, sieht sich in seiner Philosophie bestätigt: „Für uns steht die Optimierung der EDV-Prozesse an vorderster Stelle, damit sich unsere Kunden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Daher verwenden wir beispielsweise ausschließlich erprobte und ausgereifte Software, um die Unternehmen für die wir tätig sind, nicht zum Beta-Tester der Industrie zu machen. Denn was nützt die neueste Software, wenn diese nicht problemlos läuft und so den Betrieb aufhält?“

Über laufwerk.it
Das 1998 gegründete Unternehmen laufwerk.it gilt als unabhängiger Anbieter von professionellen, ganzheitlichen EDV-Konzepten. laufwerk.it versteht sich als Dienstleister, der seine Kunden bei der Lösung konkreter Aufgabenstellungen und bei Problemen im Bereich der Informationstechnologie unterstützt. Die Wiener EDV-Experten helfen individuell jedem Einzelnen ihren Kunden dabei, die Wertschöpfung aus ihren Technologie-Investments zu maximieren und in weiterer Folge deren Kunden-Beziehungen zu verbessern. Oberstes Ziel für laufwerk.it ist, stabile, transparente und verwaltbare Systeme zu implementieren und durch Funktionalität, Sicherheit und Unabhängigkeit eine Kostenreduktion herbei zu führen.

Über IBG
IBG – Institut für humanökologische Unternehmensführung wurde 1995 als Beratungsunternehmen für nachhaltige, humanökologische Unternehmens- und Personalentwicklung gegründet. Fokus ist Unternehmens-, Kultur- und Personalentwicklung im ganzheitlichen Kontext um eine gleichzeitig humane und wirtschaftliche Arbeitswelt zu garantieren.

Durch die Ausrichtung nach humanökologischen Prinzipien erschließt IBG den Gesundheitsfaktor Produktivität als wichtigen Faktor für Wirtschaftwachstum und Wettbewerbsfähigkeit.

Insgesamt 110 ExpertInnen aus den Bereichen Wirtschaft, Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit, Arbeitspsychologie, Ergonomie, Physiotherapie, Chemie, Kommunikation und Technik betreuen österreichweit 40.000 ArbeitnehmerInnen in Betrieben unterschiedlichster Branchen und Größen im öffentlichen und privatwirtschaftlichen Bereich. Weitere Informationen unter www.ibg.co.at